Politique de protection des données
1. Données et traitements
Dans le cadre de son activité, Chloé Lecompte, Avocate inscrite auprès de l’Ordre des avocats du Barreau de Bordeaux, est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux contacts, prospects, clients, prestataires, partenaires.
Dans un souci de transparence, Chloé Lecompte prend soin d’informer les personnes concernées susmentionnées (ci-après désignées par « l’utilisateur ») de chaque traitement mis en œuvre par des mentions d’information.
Ces données sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.
Lorsque Chloé Lecompte est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Pour chacun des traitements mis en œuvre, Chloé Lecompte s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Chloé Lecompte veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel Chloé Lecompte collecte et traite les catégories de données suivantes :
- Des données d’identification de la personne concernée telles que les civilité, nom et prénom, coordonnées électroniques, téléphoniques et postales ;
- Des données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée telles que la profession ou encore les coordonnées professionnelles ;
- Des données d’ordre économique et financier ;
- Des contenus des échanges intervenus avec l’Avocate.
Les traitements mis en œuvre par Chloé Lecompte ont les finalités et bases juridiques suivantes :
Finalité
Base juridique
Gestion de la production et suivi des dossiers clients
Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients
Gestion de la facturation
Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients
Gestion des prestataires et partenaires
Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients
Tenue de la comptabilité de Chloé Lecompte
Répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à Chloé Lecompte
Gestion des prospects et contacts
Intérêt légitime
Gestion de l’organisation et invitations aux événements de Chloé Lecompte
Intérêt légitime
Gestion de la communication externe
Intérêt légitime
Gestion et organisation des webinaires et visioconférences dans le cadre de la gestion d’un dossier client et établissement d’un compte rendu
Exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients
Lutte et prévention contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme (cartographie des risques, formation et sensibilisation, devoir de vigilance (simplifiée, complémentaires et renforcée) des avocats en entrée en relation et au cours de la relation d’affaire, refus d’entrer en relation, connaissance du client et identification du bénéficiaire effectif, mise en place des procédures internes, le cas échéant, la phase de déclaration de soupçon, désignation d’un référent)
Obligation légale issues du Code monétaire et financier
Sont destinataires des données chacun pour ce qui les concerne :
- Les membres habilités du cabinet de Chloé Lecompte ;
- Toute personne tierce habilitée intervenant pour les besoins des missions confiées à Chloé Lecompte (tels que des Confrères, les huissiers, les experts judiciaires etc.) ;
- Les autorités ou juridictions compétentes ;
- Pour les visioconférences et webinaires avec les clients dans le cadre de la gestion de dossiers clients, les participants et membres habilités par Chloé Lecompte et le prestataire fournisseur de la solution utilisée ;
- Les prestataires du cabinet (informaticiens, maintenance du matériel informatique etc.) ;
- Les autorités ordinales et Tracfin.
Il est veillé à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Chloé Lecompte veille à appliquer une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’il traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
2. Les transferts des données
Chloé Lecompte est susceptible de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre des outils informatiques qu’elle utilise pour ses activités.
Ces transferts ne pourront être réalisés qu’après que toutes les mesures soient prises pour les sécuriser, en veillant par exemple à la conclusion des clauses types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux.
Dans le cadre de son développement d’entreprise électronique et pour permettre une disponibilité accrue de ses membres, Chloé Lecompte a choisi de faire appel aux solutions Google workplace notamment pour sa messagerie, ses visioconférences, son agenda, les Google sites et drive.
Dans ce cadre, les données de ces applications sont hébergées notamment en Irlande, Etat membre de l’Union européenne, et aux Etats-Unis.
Les destinataires habilités de Google auront communication des catégories de données suivantes : données relatives à l’identification, données relatives à la vie professionnelle, données d’ordre économique et financier, données de connexion, coordonnées qui peuvent être traitées dans le cadre de l’utilisation des services fournis par Google.
Ces données sont transférées aux services habilités des entités Google à des fins principalement d’externalisation, de maintenance, d’assistance, d’administration, d’hébergement et pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées à en connaître.
Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec Google LLC, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.
Par ailleurs, dans le cadre du développement de sa politique d’entreprise, Chloé Lecompte utilise Zoom, Whatsapp et Skype pour l’organisation de ses webinaires et visioconférences, dans ce cadre, des données à caractère personnel sur les organisateurs et les participants, ainsi que sur les événements sont communiquées à Zoom, Whatsapp et Skype aux Etats Unis et dans tout autre pays hors Union Européenne ne disposant pas d’une protection équivalente. Si l’utilisateur ne souhaite pas que ses données soient transférées à Zoom, Whatsapp et Skype dans ce cas, il est conseillé ne pas s’inscrire ou participer aux visioconférences et webinaires organisés par Chloé Lecompte.
Cette communication de données a pour finalité la fourniture du service ainsi que la maintenance, l’assistance et le support, l’administration et l’hébergement. Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec Zoom, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.
3. Durées de conservation
Chloé Lecompte fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation appliquées aux données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Plus précisément, la politique de conservation des données s’organise de la manière suivante :
Données et finalités
Durée de conservation
Gestion des contacts et prospects
3 ans à compter du dernier contact
Facturation et comptabilité
10 ans
Gestion des clients
5 ans à compter de la fin du mandat confié à Chloé Lecompte. Les données pourront être conservées au-delà des 5 ans dans des cas particuliers tels que l’impossibilité de transmission de l’original au client ou la nécessité de conserver les documents à l’appui d’une réclamation déontologique
Gestion des partenaires
5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Gestions des prestataires
5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Visio conférence et webinaires
Enregistrement des visioconférences et webinaires clients : Durée nécessaire à la validation du compte rendu et conservation du compte rendu pour la durée de gestion du dossier client jusqu’à sa clôture augmentée des délais de prescription applicables
Log des chat 6 mois
Informations sur les contacts (invités et participants) : durée de présence dans la base contact clients prospect de Chloé Lecompte (prospects 3 ans à compter du dernier contact entrant, clients : 5 ans à compter de la fin du mandat confié à Chloé Lecompte)
Rapports d’activité concernant le webinaire et la visioconférence le temps d’exploitation des résultats
Lutte anti blanchiment et financement du terrorisme
5 ans à compter de la fin de la relation d’affaire
4. Sécurité des données personnelles
Une importance particulière est donnée à la sécurité des données personnelles.
Sont mises en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question.
5. Sous-traitance
Lorsque Chloé Lecompte recourt à un prestataire, il ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Dans le respect de ses obligations légales et réglementaires des contrats définissent les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.
6. Droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition
Chloé Lecompte est soucieuse du respect des droits accordés à l’utilisateur dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels les données personnelles sont traitées.
A ce titre, l’utilisateur a la confirmation que ses données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, il dispose du droit de demander une copie de ses données et des informations concernant :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de données personnelles concernées ;
- les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
- lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement des données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement des données personnelles, du droit de s’opposer à ce traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.
L’utilisateur peut demander à ce que ses données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
Il peut demander l’effacement de ses données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation ; le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général ; il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.
Il peut demander la limitation du traitement de ses données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Il dispose du droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de ses données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, Chloé Lecompte veillera à ne plus traiter ses données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf à démontrer un motif légitime et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs aux intérêts de l’utilisateur et à ses droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
7. Portabilité des données
L’utilisateur dispose du droit à la portabilité de ses données personnelles ; il ne s’agit pas d’un droit général car toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
Il n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Chloé Lecompte.
8. Retrait du consentement
Lorsque les traitements de données mis en œuvre sont fondés sur le consentement de l’utilisateur, il peut le retirer à n’importe quel moment, conduisant à la cessation du traitement des données à caractère personnel, sans que les opérations antérieures pour lesquelles le consentement avait été donné ne soient remises en cause.
9. Recours
L’utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
10. Définition des directives post-mortem
L’utilisateur a la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par Chloé Lecompte et seront limitées à ce seul périmètre.
Lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif, elle pourra définir des directives générales aux mêmes fins.
11. Modalités d’exercice des droits
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante contact@chloelecompte-avocat.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : Me Chloé Lecompte, 16 rue Félix Faure 33400 Talence, en justifiant de votre identité par tous moyens.
Cette politique mise en ligne en mars 2022 pourra faire l’objet de mises à jour.